Kotak untuk menyimpan dokumen dan kertas

2024 Pengarang: Sierra Becker | [email protected]. Diubah suai terakhir: 2024-02-26 06:01

Pesanan dalam dokumen adalah penting untuk hasil kerja yang optimum dan pantas. Ini membolehkan anda mencari kertas yang diperlukan dengan cepat, serta melindunginya daripada pengaruh faktor luaran. Untuk memastikan pensisteman dan keselamatan dokumen, anda perlu tahu cara mengarkibkannya dengan betul dan cara yang diperlukan untuk ini.

Arkib dokumen

Sebarang bidang kehidupan manusia dari lahir hingga hari terakhir disertakan dengan kertas kerja. Mereka boleh mempunyai kepentingan, nilai, tempoh penyimpanan yang berbeza. Tetapi hakikat bahawa kebanyakan daripada mereka mesti disimpan dalam keadaan yang betul untuk masa tertentu adalah fakta. Untuk memastikan penjimatan kertas untuk tempoh yang lama, gunakan kotak untuk menyimpan dokumen. Hari ini, ia boleh dibeli secara percuma atau dibuat dengan tangan.

Perkaitan penyimpanan kertas

Selalu ada keperluan untuk menyimpan yang asal dan salinan.

• Kecil, sederhana danperusahaan besar, dalam agensi kerajaan, mengarkib ialah keperluan undang-undang.
• Di pejabat, terutamanya dalam HR, perakaunan, syarikat perdagangan, ini membolehkan anda mengoptimumkan proses kerja, memunggah kawasan kerja dan memastikan kesinambungan fungsi untuk pekerja baharu dan sedia ada.
• Di rumah, ini memastikan pesanan dan keupayaan untuk mencari kertas yang diperlukan pada masa yang sesuai, termasuk dalam keadaan kecemasan.

Aksesori mengarkib

Kotak penyimpanan dokumen paling biasa digunakan untuk menyimpan kertas. Hari ini, kosong untuk mereka tersedia untuk jualan percuma. Sebagai peraturan, mereka disediakan untuk kertas A4. Tetapi ada saiz lain juga. Sesetengah pengeluar menawarkan kotak kertas khas kepada pengguna di mana beberapa kotak kertas boleh disimpan. Ia dijual belum dipasang, dan arahan mudah memudahkan mana-mana pembeli untuk memasangnya. Penggunaan kotak sedemikian membolehkan anda menyingkirkan kertas perniagaan yang tidak perlu, dan jika perlu, cari dokumen yang betul dengan cepat. Format kotak yang dipilih dengan betul membolehkan anda menyelesaikan masalah ruang secara optimum dan menjimatkan bahan berharga untuk masa yang lama. Dan penstrukturan yang jelas bagi asal dan salinan kadangkala meningkatkan kelajuan tugasan oleh pekerja.

Menyimpan kertas kerja di pejabat

Kotak kadbod ialah pilihan terbaik untuk melindungi kertas daripada unsur-unsur di tempat kerja.penyimpanan dokumen. Untuk menggunakannya, adalah perlu untuk mengedarkan bahan ke dalam kumpulan mengikut subjek dan mengumpulkannya sama ada secara pukal, atau dalam fail berasingan, atau dalam folder, folder atau jenis lain daripadanya. Dan kemudian ambil kotak mengikut dimensi yang diperlukan. Ia adalah murah, jadi anda boleh membeli kuantiti yang anda perlukan. Kotak dicirikan oleh kelapangan, ketahanan dan keramahan alam sekitar. Slot tangan memudahkan untuk diambil dan dibawa ke mana-mana, manakala penutup (berengsel atau boleh tanggal) menghalang habuk keluar. Di luar pada kadbod anda boleh menandatangani jenis dokumen. Sebagai peraturan, kotak storan pejabat dijual belum dipasang dengan arahan grafik bercetak, supaya ia boleh dipasang dan dibuka dengan mudah dan, jika perlu, disembunyikan di tempat terpencil.

Penghantaran dokumen untuk penjimatan jangka panjang

Tiada satu agensi kerajaan atau syarikat swasta yang menjalankan perniagaan yang serius boleh melakukannya tanpa mengarkibkan dokumen. Pentadbiran, cukai, kakitangan, perakaunan dan dokumentasi lain mempunyai tempoh penyimpanan yang berbeza, yang dikawal oleh senarai No. 578. Ini adalah prosedur wajib, yang sering menyediakan tempoh simpanan yang agak panjang (sehingga 75 tahun). Dalam kes ini, semua kertas diisih, dimasukkan ke dalam kotak dan diserahkan kepada premis yang disediakan untuk tujuan ini. Terdapat keperluan khas untuk kotak dalam kes ini: mereka mesti diperbuat daripada kadbod tahan lama (idealnya, jika mereka memenuhi keperluan GOST, maka mereka juga mempunyaiserupa dengan tempoh jaminan yang ditetapkan). Dalam kes ini, lebih baik menggunakan kotak arkib untuk menyimpan dokumen dan kotak kadbod. Yang terakhir adalah bekas untuk beberapa bekas untuk kertas. Ia mempunyai rentetan kerana ia bertujuan untuk simpanan jangka panjang.

Untuk kemudahan, anda juga boleh mengambil kotak untuk penyimpanan bahan menegak dan mendatar. Perlu diambil kira juga bahawa terdapat perusahaan swasta yang sedia membuat bekas untuk kertas mengikut dimensi yang diberikan oleh pelanggan.

Arkib rumah

Setiap orang dewasa harus risau tentang menyimpan kertas penting di dalam dinding rumah mereka. Lagipun, selalunya anda perlu menyediakan dokumen yang mengesahkan identiti anda, pendidikan, pemilikan harta, dsb. Untuk mengelakkan perbelanjaan kewangan yang tidak perlu dan untuk dapat melaksanakan hak anda, anda mesti menyimpan kad jaminan untuk perkakas rumah, manual untuknya. operasi, resit pembelian. Dokumen mungkin diperlukan segera semasa kecemasan: sekiranya berlaku perlepasan mengejut, kebakaran, bencana alam, pemindahan penduduk…

Asal dan salinan sekuriti mesti berada di satu tempat, tersembunyi daripada mata yang mengintip, disusun dan dilindungi daripada faktor luaran. Adalah baik jika kotak untuk menyimpan dokumen di rumah disediakan untuk tujuan ini. Ia boleh dibeli, dibuat dengan membeli kadbod kosong di kedai dengan harga yang kecil, atau anda boleh menyesuaikan mana-mana kotak yang tidak diperlukan. Jika tidak diarkibkanasal, carian menyakitkan mereka akan dipastikan, dan pemulihan sekiranya berlaku kehilangan akan memerlukan banyak masa, kewangan, dan yang paling penting, saraf.

Organisasi nilai rumah

Untuk membeli kotak untuk menyimpan kertas dan dokumen atau membuatnya sendiri, anda perlu membuka semua bahan dan menyusunnya mengikut kumpulan, contohnya:

• dokumen peribadi;
• kertas yang menunjukkan pemilikan;
• perjanjian pinjaman, pembayaran atas transaksi;
• kertas tentang status kesihatan ahli keluarga, peperiksaan lulus, pendapat doktor;
• bahan yang mengesahkan pembayaran untuk barangan, kad waranti, dsb.

Perlu mengambil kira tempoh sah sekuriti, kerana sesetengah daripadanya mungkin tidak relevan pada masa analisis.

Petua untuk pengedaran bahan

Asal dan salinan mungkin berbeza dalam saiz, jadi kotak pemfailan juga boleh dibuat untuk dipadankan. Dalam kes ini, yang asal boleh diisih:

• mengikut kepentingan;
• mengikut saiz;
• mengikut tempoh perkaitan;
• mengikut jenis (tempat kerja, rumah…);
• pada acara.

Sistemisasi sedemikian akan menjimatkan masa mencari kertas yang betul dan melindunginya daripada kanak-kanak, orang asing dan faktor luaran.

kotak storan DIY

Perbezaan utama antara bahan keluarga dan pejabat ialah saiznya: di tempat kerjaini selalunya A4, manakala di rumah kertasnya sangat berbeza. Oleh itu, anda boleh membuat kotak untuk menyimpan dokumen dengan tangan anda sendiri. Terdapat beberapa pilihan:

1. Anda boleh membeli kosong di mana-mana jabatan isi rumah pasar raya dan, mengikut arahan, pasangkannya.
2. Jika anda memerlukan kotak bersaiz kecil, maka anda perlu mengambil lukisan itu, memuat turunnya, memindahkannya ke kadbod dan gamkannya. Jika dimensi yang ditentukan tidak sesuai dengan pengguna, anda boleh memindahkan lukisan ke kertas, sambil mengurangkan dimensi bahan kerja beberapa kali.
3. Pilihan paling mudah ialah mengambil mana-mana kotak yang anda tidak perlukan dan meletakkannya dalam storan untuk yang asal.
4. Buat mengikut lukisan anda sendiri. Jadi, sebagai contoh, untuk membuat kotak untuk dokumen peribadi (pasport, sijil kelahiran, hak, diploma pendidikan), anda perlu mengambil 2 helai kertas yang kuat (kadbod), potong segi empat sama saiz yang diperlukan dari setiap satu, tambah 1.5 cm tambahan kepada satu (untuk penutup). Kemudian lipat setiap helaian kepada separuh dan sepanjang pepenjuru yang berbeza. Perlu ada 3 baris kesemuanya. Seterusnya, sudut harus dibengkokkan ke tengah, dan kemudian setiap sisi harus dilipat sehingga tepinya melewati tengah lembaran. Langkah terakhir ialah memasang kotak kertas di sepanjang garisan sedia ada dan gamkan bahagian tepi.

Pada masa yang sama, mana-mana kotak sedemikian boleh dihias untuk dipadankan dengan warna dalaman menggunakan kertas berwarna, gam, gunting. "Kubah kebal" yang diisi hendaklah dijauhkan daripada cahaya matahari langsung, kelembapan dan kanak-kanak.

Dokumen adalah teman hidup manusia. Anda boleh memastikan keselamatan mereka dengan bantuan kotak untuk menyimpan dokumen dalam arkib, dan jika keadaan kewangan tidak membenarkan ini, maka anda boleh membinanya sendiri menggunakan bahan buatan sendiri. Kemudian suasana tenang di tempat kerja dan di rumah disediakan.